Le délai
Un délai légal de 21 jours minimum
La convocation doit parvenir à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l'assemblée générale. Ce délai est fixé par l'article 9 du décret du 17 mars 1967. Il se compte à partir du lendemain de la réception (ou de la première présentation) de la convocation, jusqu'à la veille de l'AG.
Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long, jamais plus court. Un délai plus court que 21 jours rend l'assemblée annulable : un copropriétaire qui n'a pas eu le temps de préparer les votes peut demander l'annulation des décisions. Il faut donc toujours viser large et envoyer la convocation bien en amont.
Ce que la convocation doit obligatoirement contenir
Une convocation incomplète expose aux mêmes risques qu'un délai trop court. Elle doit préciser :
- La date, l'heure et le lieu de la réunion (le lieu doit être dans la commune de la copropriété ou à proximité).
- L'ordre du jour détaillé : chaque question soumise au vote doit y figurer clairement. On ne peut voter que sur les points inscrits à l'ordre du jour.
- Les documents joints obligatoires selon les questions : budget prévisionnel, comptes de l'exercice, contrats et devis pour les travaux, projet de contrat de syndic, etc.
- Les modalités de consultation des pièces justificatives et, le cas échéant, de participation à distance (visioconférence, vote par correspondance).
Chaque résolution mise au vote doit indiquer la majorité applicable (article 24, 25, 26 ou unanimité) pour que les copropriétaires sachent ce qui se joue. Pour comprendre ces règles de vote, voir notre guide des majorités en assemblée générale.
Qui peut convoquer l'assemblée ?
C'est en principe le syndic (professionnel ou bénévole) qui convoque l'AG, au moins une fois par an. Mais il n'est pas le seul :
- Le conseil syndical peut demander au syndic de convoquer une AG sur des questions précises. Si le syndic ne le fait pas dans un délai de 8 jours, le conseil syndical peut convoquer lui-même.
- Un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix peuvent aussi demander une convocation.
- En l'absence de syndic, tout copropriétaire peut convoquer l'assemblée pour en désigner un.
Comment envoyer la convocation ?
La convocation doit être adressée par un moyen qui donne une date certaine de réception. Trois formes sont admises :
- La lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) : la solution la plus courante et la plus sûre.
- La remise en main propre contre émargement ou récépissé : utile pour les petites copropriétés où les copropriétaires se croisent.
- La lettre recommandée électronique : uniquement si le copropriétaire a donné son accord exprès pour ce mode d'envoi.
Conservez toujours la preuve d'envoi et la date de réception : c'est elle qui fait courir le délai de 21 jours et qui vous protège en cas de contestation. Besoin d'un modèle prêt à l'emploi ? Notre article détaillé propose un modèle de convocation à adapter.
Que risque-t-on en cas de convocation irrégulière ?
Un délai non respecté, un ordre du jour incomplet, un document obligatoire manquant ou un copropriétaire oublié : chacun de ces défauts rend l'assemblée annulable. Un copropriétaire opposant ou défaillant peut saisir le tribunal dans les 2 mois suivant la notification du procès-verbal pour faire annuler les décisions votées.
La rigueur de la convocation est donc la première garantie d'une AG solide. Une fois l'assemblée tenue, place au procès-verbal, puis, souvent, à l'appel de fonds qui met en œuvre les décisions budgétaires. Pour le vocabulaire employé ici, voir le glossaire copropriété.