Définition
À quoi sert le procès-verbal ?
Le procès-verbal (PV) est le compte rendu officiel de l'assemblée générale. Il fait foi des décisions prises : sans PV valablement établi et notifié, les votes ne sont pas opposables aux copropriétaires. C'est aussi le point de départ du délai de contestation. Autrement dit, une AG bien tenue mais mal actée par un PV perd une grande partie de sa valeur.
Ce que le procès-verbal doit contenir
Le contenu du PV est encadré par l'article 17 du décret du 17 mars 1967. Il doit mentionner :
- La date et le lieu de l'assemblée.
- Le nom du président de séance, du ou des scrutateurs et du secrétaire (en général le syndic).
- Chaque question soumise au vote et, pour chacune, le résultat détaillé : nombre de voix pour, contre, abstentions, et la majorité appliquée.
- Le nom des copropriétaires opposants et défaillants, ainsi que le nombre de voix dont ils disposent. Cette mention est essentielle : elle conditionne le point de départ du délai de contestation.
- Les réserves éventuelles formulées par des copropriétaires sur la régularité des décisions.
Un modèle bien structuré évite les oublis. Voir notre modèle de PV d'assemblée générale à adapter à votre copropriété.
Qui rédige et signe le procès-verbal ?
Le PV est rédigé pendant ou immédiatement après la séance. Il est signé par le président de séance, le ou les scrutateurs et le secrétaire. Ces signatures attestent de la sincérité du compte rendu. Le syndic, en tant que secrétaire habituel, se charge ensuite de la conservation et de la notification.
Le délai de notification : 1 mois
Le syndic doit notifier le procès-verbal aux copropriétaires opposants et défaillants (ceux qui ont voté contre une décision ou qui étaient absents) dans un délai d'un mois à compter de la tenue de l'assemblée. La notification se fait par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique si le copropriétaire l'a accepté.
Les copropriétaires qui ont voté favorablement n'ont pas à être notifiés de la même façon, puisqu'ils ne peuvent pas contester une décision qu'ils ont approuvée. C'est pour cela que la liste des opposants et défaillants dans le PV est si importante.
Le délai de contestation : 2 mois (article 42)
À compter de la notification du PV, les copropriétaires opposants ou défaillants disposent de 2 mois pour contester une décision devant le tribunal judiciaire. Ce délai résulte de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965. Passé ce délai, la décision devient définitive et ne peut plus être remise en cause, même si elle était irrégulière.
Ce mécanisme protège la copropriété : au-delà de 2 mois, chacun sait que les décisions votées sont acquises et peuvent être exécutées en toute sécurité, par exemple pour lancer des travaux ou émettre un appel de fonds.
Le registre des procès-verbaux
Tous les PV sont consignés, dans l'ordre chronologique, dans un registre spécial tenu par le syndic. Ce registre constitue la mémoire de la copropriété : il permet de retrouver n'importe quelle décision passée, de vérifier la répartition d'une dépense ou de justifier une règle de fonctionnement. Il doit être communiqué aux copropriétaires qui en font la demande.
Pour bien préparer l'assemblée en amont, relisez notre guide sur la convocation de l'AG et celui sur les majorités applicables. Le vocabulaire employé ici est détaillé dans le glossaire copropriété.