Modèle de PV d'assemblée générale de copropriété (gratuit, complet)

Qu'est-ce que le PV d'assemblée générale de copropriété ?

Le procès-verbal (PV) d'assemblée générale de copropriété est le document officiel qui relate l'ensemble des délibérations et des votes intervenus lors de l'assemblée générale des copropriétaires. Il constitue la preuve juridique des décisions prises par le syndicat des copropriétaires.

La rédaction du PV est une obligation légale prévue par l'article 17 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Aucune assemblée générale ne peut se tenir sans qu'un procès-verbal ne soit établi. Ce document est indispensable pour assurer la traçabilité des décisions et permettre leur contestation éventuelle.

Qui rédige le PV d'assemblée générale ?

Le PV est rédigé par le secrétaire de séance, désigné en début d'assemblée. En pratique, c'est souvent le syndic (professionnel ou bénévole) qui assure ce rôle, mais l'assemblée peut désigner n'importe quel copropriétaire présent. Le secrétaire de séance est élu par un vote à la majorité simple (article 24) dès l'ouverture de l'AG.

En syndic bénévole, le syndic cumule souvent les fonctions de secrétaire de séance et de gestionnaire. C'est tout à fait légal, mais il est recommandé de demander à un autre copropriétaire de vérifier le PV avant signature pour garantir sa fiabilité.

Quelle est la force juridique du PV ?

Le PV d'assemblée générale fait foi des décisions prises jusqu'à preuve du contraire. Concrètement, cela signifie que :

• Les résolutions adoptées deviennent exécutoires dès la notification du PV aux copropriétaires opposants et absents
• Le PV sert de preuve en justice en cas de contestation d'une décision
• Le délai de contestation de 2 mois (article 42 de la loi du 10 juillet 1965) commence à courir à partir de la notification du PV
• Les banques et les notaires exigent le PV pour valider certaines opérations (travaux, emprunt collectif, vente de parties communes)

Que doit contenir le PV ? (mentions obligatoires)

Le décret du 17 mars 1967 impose un certain nombre de mentions dans le procès-verbal. L'absence de l'une de ces mentions peut entraîner la nullité du PV ou des résolutions concernées. Voici la liste complète.

Informations générales

• Date et heure de l'assemblée générale (début et fin de séance)
• Lieu de la réunion (adresse complète)
• Nom et adresse de la copropriété (syndicat des copropriétaires)
• Nombre total de tantièmes de la copropriété
• Mode de convocation (LRAR, remise en main propre) et date d'envoi

Bureau de l'assemblée

• Nom du président de séance (un copropriétaire élu en début d'AG)
• Nom du secrétaire de séance
• Nom du ou des scrutateurs (facultatif mais recommandé pour les grandes copropriétés)

Quorum et présence

• Feuille de présence (émargement) annexée au PV
• Nombre de copropriétaires présents, représentés et absents
• Nombre de tantièmes représentés (pour vérifier la validité des votes)

Pour chaque résolution

C'est la partie la plus importante du PV. Chaque résolution doit comporter :

• Texte complet de la résolution telle qu'elle figure à l'ordre du jour
• Majorité applicable (article 24, 25, 25-1 ou 26)
• Résultat du vote : nombre de voix pour, contre et abstentions, exprimé en tantièmes
• Nom des copropriétaires qui ont voté contre ou se sont abstenus (article 17 du décret de 1967)
• Mention « adoptée » ou « rejetée »

Éléments de clôture

• Réserves émises par des copropriétaires sur les conditions de tenue de l'AG ou sur des résolutions particulières
• Heure de clôture de l'assemblée
• Signatures du président de séance, du secrétaire et des scrutateurs éventuels

Modèle de PV d'assemblée générale de copropriété (gratuit)

Voici un modèle complet de procès-verbal d'assemblée générale que vous pouvez utiliser tel quel pour votre copropriété. Il reprend toutes les mentions obligatoires du décret du 17 mars 1967. Remplacez les mentions entre crochets par vos informations.

Modèle de PV de nomination du syndic bénévole

La désignation d'un syndic bénévole est votée à la majorité absolue de l'article 25, c'est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés et absents). Voici un modèle de résolution spécifique pour la nomination d'un syndic bénévole, à intégrer dans le PV de votre assemblée générale.

Points de vigilance pour la nomination du syndic bénévole

• Le contrat de syndic est obligatoire depuis la loi ALUR (article 18-1 A de la loi de 1965). Il doit être annexé à la convocation et voté en même temps que la désignation.
• La durée du mandat est de 3 ans maximum (article 28 du décret de 1967). En pratique, un mandat de 1 an est courant pour les syndics bénévoles débutants, le temps de prendre ses marques.
• Le candidat ne peut pas voter pour lui-même sur cette résolution (conflit d'intérêts). Ses tantièmes ne comptent pas dans le calcul du vote.
• Pensez à la passerelle de l'article 25-1 : si la résolution n'est pas adoptée mais obtient au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote peut être organisé immédiatement à la majorité simple (article 24).

Délais d'envoi du PV aux copropriétaires

Une fois l'assemblée générale terminée et le PV signé, le syndic a l'obligation de notifier le procès-verbal aux copropriétaires. Les règles varient selon que le copropriétaire était présent, représenté ou absent.

Notification obligatoire dans les 2 mois

L'article 42-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic de notifier le PV d'assemblée générale aux copropriétaires opposants et absents dans un délai de 2 mois suivant la tenue de l'AG.

La notification doit comporter le procès-verbal complet (pas un résumé). Elle doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, la notification peut aussi être faite par lettre recommandée électronique (LRE) si le copropriétaire a donné son accord écrit préalable.

Délai de contestation : 2 mois

L'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que tout copropriétaire opposant ou absent peut contester une résolution devant le tribunal judiciaire dans un délai de 2 mois à compter de la notification du PV. Passé ce délai, la décision devient définitive et ne peut plus être remise en cause.

C'est pourquoi la notification est si importante : tant que le PV n'est pas notifié, le délai de contestation ne court pas. Une résolution non notifiée reste donc contestable indéfiniment.

Que faire si le PV d'AG ne vous est pas envoyé ?

Il arrive que le syndic ne respecte pas son obligation de notification. C'est un problème fréquent, notamment avec certains syndics professionnels débordés. Voici les recours possibles si vous êtes dans cette situation.

• Demande écrite au syndic : envoyez une mise en demeure par LRAR lui demandant de vous transmettre le PV sous 8 jours. Mentionnez l'article 42-2 de la loi de 1965.
• Avantage pour vous : tant que le PV ne vous est pas notifié, votre délai de contestation de 2 mois n'a pas commencé à courir. Vous conservez donc votre droit de contester les décisions votées.
• Saisine du conseil syndical : le conseil syndical peut intervenir auprès du syndic pour lui rappeler ses obligations.
• Action en justice : en dernier recours, vous pouvez saisir le tribunal judiciaire en référé pour obtenir la communication du PV sous astreinte (pénalité financière par jour de retard).

La feuille de présence (feuille d'émargement)

La feuille de présence est un document obligatoire en assemblée générale, imposé par l'article 14 du décret du 17 mars 1967. Elle est indissociable du procès-verbal et doit y être annexée. Sans feuille de présence, l'assemblée générale peut être annulée.

Contenu obligatoire de la feuille de présence

La feuille de présence doit comporter les informations suivantes pour chaque copropriétaire :

• Nom et prénom du copropriétaire
• Nombre de tantièmes (voix) dont il dispose
• Statut de présence : présent, représenté (avec nom du mandataire) ou absent
• Signature (pour les copropriétaires présents et les mandataires)

Modèle de feuille de présence

Voici un modèle de feuille de présence que vous pouvez utiliser pour votre assemblée générale.

Erreurs fréquentes dans les PV d'assemblée générale

Un PV mal rédigé peut entraîner l'annulation d'une ou plusieurs résolutions par le tribunal. Voici les erreurs les plus courantes à éviter.

1. Votes imprécis (pas de décompte en tantièmes)

Le PV doit indiquer le nombre exact de tantièmes pour, contre et abstention. Écrire « résolution adoptée à la majorité » sans donner le détail des voix est insuffisant. Le tribunal peut annuler la résolution si le décompte des voix n'est pas vérifiable.

2. Résolutions non rédigées dans le PV

Chaque résolution doit être reproduite intégralement dans le PV, telle qu'elle figure à l'ordre du jour. Un PV qui se contente de renvoyer à la convocation (« voir résolution n° 3 de l'ordre du jour ») est incomplet et contestable.

3. Oubli des noms des opposants et abstentionnistes

L'article 17 du décret de 1967 impose de mentionner les noms des copropriétaires qui ont voté contre ou se sont abstenus. Cette mention est essentielle pour déterminer qui a le droit de contester la décision (seuls les opposants et absents peuvent le faire).

4. Oubli des réserves émises

Si un copropriétaire émet une réserve pendant l'assemblée (par exemple sur les conditions de convocation ou sur un document manquant), cette réserve doit figurer dans le PV. Ne pas l'inscrire peut être considéré comme une falsification du procès-verbal.

5. Non-respect de l'ordre du jour

L'assemblée générale ne peut délibérer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour de la convocation. Toute résolution votée sur un sujet qui ne figurait pas à l'ordre du jour est nulle de plein droit, même si elle a été adoptée à l'unanimité. Si un copropriétaire souhaite ajouter un point, il doit en faire la demande au syndic avant l'envoi des convocations. Une résolution prise en violation de cette règle peut être annulée par le tribunal dans un délai de 2 mois après notification du PV.

6. PV non signé par tous les signataires requis

Le PV doit être signé par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs. L'absence d'une signature ne rend pas automatiquement le PV nul, mais elle affaiblit sa force probante et peut servir d'argument dans une contestation.

7. Mauvaise majorité appliquée

Appliquer la majorité simple (article 24) à une résolution qui exige la majorité absolue (article 25) ou la double majorité (article 26) est une cause de nullité. Le PV doit mentionner explicitement la majorité applicable pour chaque résolution. En cas de doute, consultez notre guide sur l'article 25 en copropriété.

Questions fréquentes