Comment convoquer une AG de copropriété : les règles
La convocation de l'assemblée générale de copropriété est l'acte fondateur de toute prise de décision collective. Une convocation irrégulière peut entraîner l'annulation pure et simple de toutes les résolutions votées. Voici les règles à respecter impérativement.
Qui peut convoquer l'assemblée générale ?
En principe, c'est le syndic de copropriété (professionnel ou bénévole) qui convoque l'assemblée générale. L'article 7 du décret du 17 mars 1967 lui confère cette compétence exclusive. Le syndic fixe la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la réunion.
Toutefois, d'autres personnes peuvent prendre l'initiative de la convocation dans certaines situations :
Le conseil syndical
Le président du conseil syndical peut demander au syndic de convoquer une AG. Si le syndic ne donne pas suite dans un délai de 8 jours, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l'assemblée (article 8 du décret de 1967).
Les copropriétaires représentant au moins un quart des voix
Un groupe de copropriétaires détenant ensemble au moins 25 % des tantièmes peut demander au syndic de convoquer une AG. En cas de refus ou de silence du syndic, ils peuvent saisir le tribunal judiciaire pour obtenir la désignation d'un mandataire chargé de la convocation.
Le tribunal judiciaire
En cas de carence du syndic, tout copropriétaire peut saisir le président du tribunal judiciaire (en référé) pour qu'il désigne un mandataire ad hoc chargé de convoquer l'assemblée générale. Cette procédure est utilisée en dernier recours.
Le délai de convocation : 21 jours minimum
L'article 9 du décret du 17 mars 1967 impose un délai minimum de 21 jours entre la notification de la convocation et la date de l'assemblée générale. Ce délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée (ou de la remise en main propre).
Ce délai de 21 jours est un minimum légal. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long, mais jamais plus court. En pratique, il est recommandé d'envoyer la convocation 30 jours avant la date de l'AG pour laisser aux copropriétaires le temps de consulter les documents joints et de préparer leurs questions.
Attention au calcul du délai
Le jour de l'envoi et le jour de l'AG ne comptent pas dans le calcul des 21 jours. Si l'AG est prévue le 15 avril, la convocation doit être reçue au plus tard le 24 mars. En cas de doute, ajoutez quelques jours de marge pour éviter toute contestation.
Mode d'envoi de la convocation
La convocation doit être notifiée à chaque copropriétaire par l'un des moyens suivants :
Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)
C'est le mode d'envoi le plus courant. La date de première présentation par le facteur fait foi pour le calcul du délai de 21 jours, même si le copropriétaire ne retire pas le courrier.
Remise en main propre contre émargement ou récépissé
Le syndic peut remettre la convocation directement au copropriétaire, à condition d'obtenir une signature attestant de la réception. Cette méthode est gratuite mais nécessite un contact physique avec chaque copropriétaire.
Lettre recommandée électronique (LRE)
Depuis la loi ELAN de 2018, la convocation peut être envoyée par lettre recommandée électronique. Le copropriétaire doit avoir donné son accord préalable par écrit pour recevoir les notifications par voie électronique. La LRE a la même valeur juridique que la LRAR papier.
Les documents obligatoires à joindre à la convocation
La convocation d'assemblée générale de copropriété ne se limite pas à une simple lettre d'invitation. L'article 11 du décret du 17 mars 1967 impose de joindre un certain nombre de documents permettant aux copropriétaires de voter en toute connaissance de cause. L'absence de ces documents peut constituer un motif d'annulation de l'AG.
L'ordre du jour détaillé avec les résolutions
Chaque question soumise au vote doit figurer sous forme de résolution distincte, avec l'indication de la majorité applicable (article 24, 25, 26 ou unanimité). L'AG ne peut valablement délibérer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour.
Les pouvoirs de représentation (procurations vierges)
Un formulaire de pouvoir doit être joint pour permettre aux copropriétaires absents de se faire représenter. Ce formulaire doit préciser l'identité du mandant, laisser un espace pour le nom du mandataire, et rappeler les règles de limitation des pouvoirs.
Documents obligatoires pour l'AG annuelle
Les comptes annuels et les 5 annexes comptables
Le syndic doit joindre les comptes de l'exercice clos (annexes 1 à 5 du décret comptable du 14 mars 2005) : état financier, compte de gestion général, comptes de gestion pour opérations courantes, comptes pour travaux exceptionnels, et état des travaux non clôturés.
Le budget prévisionnel de l'exercice suivant
Le projet de budget prévisionnel doit détailler les charges prévisionnelles par poste (entretien, assurance, énergie, honoraires syndic, etc.) et permettre la comparaison avec le budget de l'exercice écoulé.
L'état financier du syndicat
Un document récapitulant la situation financière de la copropriété : solde du compte bancaire, montant du fonds de travaux, créances des copropriétaires débiteurs, dettes fournisseurs.
Documents à joindre selon l'ordre du jour
Les devis pour les travaux proposés
Pour toute résolution portant sur des travaux, le syndic doit joindre au moins un devis (deux ou trois devis comparatifs sont recommandés). Les copropriétaires doivent pouvoir évaluer le coût et la nature des travaux avant de voter.
Les projets de contrats (changement de syndic, prestataires)
En cas de mise en concurrence du syndic ou de changement de prestataire, les projets de contrats doivent être joints intégralement. Depuis la loi ALUR, le contrat de syndic doit respecter un contrat type réglementaire.
Les diagnostics techniques
Si l'ordre du jour porte sur des travaux de rénovation énergétique, le DPE collectif ou l'audit énergétique doit être joint. De même pour tout diagnostic obligatoire (amiante, plomb, DTG).
Tableau récapitulatif : documents obligatoires vs recommandés
| Document | Statut | Quand ? |
|---|---|---|
| Ordre du jour avec résolutions | Obligatoire | Toute AG |
| Pouvoirs / procurations vierges | Obligatoire | Toute AG |
| Comptes annuels (5 annexes) | Obligatoire | AG annuelle |
| Budget prévisionnel | Obligatoire | AG annuelle |
| État financier du syndicat | Obligatoire | AG annuelle |
| Devis travaux | Obligatoire | Si résolution travaux |
| Projets de contrats | Obligatoire | Si changement de syndic/prestataire |
| Diagnostics techniques (DPE, DTG) | Obligatoire | Si résolution travaux énergie |
| Comparatif charges N vs N-1 | Recommandé | AG annuelle |
| Rapport du conseil syndical | Recommandé | AG annuelle |
| État des impayés par copropriétaire | Recommandé | AG annuelle |
L'ordre du jour : règles et contenu
L'ordre du jour est le document central de la convocation. Il détermine les questions qui seront débattues et votées. Une assemblée générale ne peut valablement délibérer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour. Toute résolution votée sur un sujet absent de l'ordre du jour est nulle.
Chaque question doit faire l'objet d'une résolution distincte
L'article 10 du décret du 17 mars 1967 impose que chaque question inscrite à l'ordre du jour soit formulée de manière suffisamment précise pour que les copropriétaires puissent se prononcer en connaissance de cause. Il est interdit de regrouper plusieurs décisions dans une seule résolution (par exemple, voter en bloc l'approbation des comptes et le quitus du syndic).
Comment inscrire une question à l'ordre du jour
Tout copropriétaire peut demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour (article 10 du décret de 1967). La demande doit être adressée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception, accompagnée du texte de la résolution proposée. Le syndic est tenu d'inscrire la question, il ne peut pas la refuser. En cas de refus, le copropriétaire peut saisir le tribunal judiciaire.
La demande doit parvenir au syndic suffisamment tôt pour qu'il puisse l'intégrer dans la convocation et respecter le délai de 21 jours. En pratique, il est recommandé d'envoyer la demande au moins 6 semaines avant la date souhaitée de l'AG.
Ordre recommandé des résolutions
Il n'existe pas d'ordre imposé par la loi, mais la pratique a établi un ordre logique que suivent la plupart des syndics :
- 1. Élection du bureau (président de séance, scrutateurs, secrétaire)
- 2. Approbation des comptes de l'exercice clos
- 3. Quitus au syndic pour sa gestion
- 4. Vote du budget prévisionnel
- 5. Renouvellement ou désignation du syndic
- 6. Élection des membres du conseil syndical
- 7. Travaux d'entretien et réparations
- 8. Travaux d'amélioration
- 9. Questions diverses
Modèle de convocation AG de copropriété complet
Voici un modèle complet de convocation d'assemblée générale de copropriété, conforme aux exigences légales. Vous pouvez l'adapter à votre situation en modifiant les informations entre crochets.
SYNDICAT DES COPROPRIÉTAIRES
[Nom de la résidence ou adresse de l'immeuble]
[Adresse complète]
Syndic : [Nom du syndic / Cabinet]
[Adresse du syndic]
SIRET : [Numéro] / Carte professionnelle : [Numéro]
À l'attention de :
Madame / Monsieur [Nom du copropriétaire]
[Adresse du copropriétaire]
Lot(s) n° [numéros de lots] — [nombre] tantièmes
[Ville], le [date d'envoi]
Envoi en lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Convocation à l'assemblée générale [ordinaire/extraordinaire] des copropriétaires
Madame, Monsieur,
J'ai l'honneur de vous convoquer à l'assemblée générale [ordinaire/extraordinaire] des copropriétaires de la résidence [nom], qui se tiendra :
Date : [jour] [date] à [heure]
Lieu : [adresse complète du lieu de réunion]
ORDRE DU JOUR
Résolution n° 1 — Élection du président de séance, du ou des scrutateurs et du secrétaire de séance (majorité art. 24)
Résolution n° 2 — Approbation des comptes de l'exercice clos le [date], soit un total de charges de [montant] € (majorité art. 24)
Résolution n° 3 — Approbation de la répartition des charges et régularisation des comptes individuels (majorité art. 24)
Résolution n° 4 — Quitus donné au syndic pour sa gestion de l'exercice écoulé (majorité art. 24)
Résolution n° 5 — Vote du budget prévisionnel de l'exercice [année], soit un montant de [montant] € (majorité art. 24)
Résolution n° 6 — Cotisation annuelle au fonds de travaux (article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965), montant proposé : [montant] € (majorité art. 24)
Résolution n° 7 — Renouvellement du mandat du syndic [Nom] pour une durée de [1/2/3] an(s) à compter du [date], aux conditions du contrat joint en annexe (majorité art. 25)
Résolution n° 8 — Élection des membres du conseil syndical (majorité art. 25)
Résolution n° 9 — [Travaux proposés : description, montant, financement] (majorité art. [24/25/26])
Résolution n° 10 — Questions diverses
DOCUMENTS JOINTS
- 1. Comptes de l'exercice clos (annexes 1 à 5)
- 2. Budget prévisionnel de l'exercice [année]
- 3. État financier du syndicat
- 4. Contrat de syndic proposé
- 5. Devis des travaux proposés (résolution n° 9)
- 6. Formulaire de pouvoir de représentation
Si vous ne pouvez pas assister à cette assemblée générale, vous pouvez vous faire représenter par un mandataire de votre choix en utilisant le formulaire de pouvoir ci-joint. Nous vous rappelons qu'un mandataire ne peut recevoir plus de trois pouvoirs, sauf si le total des voix dont il dispose ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Nom et qualité du syndic]
[Signature]
Modèle de convocation AG pour syndic bénévole
Le syndic bénévole a exactement les mêmes obligations que le syndic professionnel en matière de convocation. Toutefois, la rédaction peut être simplifiée sur certains points. Voici les principales différences et un modèle adapté.
Ce qui change pour le syndic bénévole
Pas de carte professionnelle ni de RCS
Le syndic bénévole est un copropriétaire élu, pas un professionnel de l'immobilier. Il n'a pas de numéro de carte professionnelle ni de RCS à mentionner. L'en-tête de la convocation indique simplement son nom, sa qualité de syndic bénévole et son adresse dans la copropriété.
Le contrat de syndic reste obligatoire
Depuis la loi ALUR, même le syndic bénévole doit avoir un contrat conforme au contrat type. Ce contrat peut prévoir une rémunération de 0 € et des conditions adaptées (pas de garantie financière, pas d'assurance RCP obligatoire si le règlement de copropriété ne l'impose pas).
Le ton peut être plus direct
Le syndic bénévole s'adresse à ses voisins. Le ton de la convocation peut être moins formel que celui d'un syndic professionnel, tout en respectant les mentions obligatoires. L'essentiel est que toutes les informations légales soient présentes.
Modèle de convocation pour syndic bénévole
COPROPRIÉTÉ [Nom de la résidence]
[Adresse complète de l'immeuble]
Syndic bénévole : [Prénom Nom]
Copropriétaire, lot(s) n° [numéros]
[Adresse dans la copropriété]
À l'attention de :
Madame / Monsieur [Nom du copropriétaire]
[Adresse]
[Ville], le [date]
Objet : Convocation à l'assemblée générale ordinaire
Cher(e) copropriétaire,
En ma qualité de syndic bénévole de notre copropriété, j'ai le plaisir de vous convoquer à l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra :
Le [date] à [heure]
[Lieu : salle commune, domicile du syndic, salle municipale...]
ORDRE DU JOUR
1. Désignation du président de séance et du secrétaire (art. 24)
2. Approbation des comptes de l'exercice [année] (art. 24)
3. Quitus au syndic bénévole (art. 24)
4. Vote du budget prévisionnel [année] (art. 24)
5. Renouvellement du mandat de syndic bénévole (art. 25)
6. [Autres résolutions selon les besoins]
7. Questions diverses
PIÈCES JOINTES
Comptes de l'exercice, budget prévisionnel, état financier, contrat de syndic bénévole, formulaire de pouvoir.
Si vous ne pouvez pas être présent(e), merci d'utiliser le formulaire de pouvoir ci-joint pour vous faire représenter.
Bien cordialement,
[Prénom Nom], syndic bénévole
Les pouvoirs de représentation en assemblée générale
Un copropriétaire qui ne peut pas assister à l'assemblée générale a le droit de se faire représenter par un mandataire de son choix. Cette possibilité est prévue par l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965. Le mandataire peut être un autre copropriétaire, un conjoint, un membre de la famille, ou toute autre personne.
Les limites au nombre de pouvoirs
Pour éviter qu'un seul copropriétaire ne concentre trop de voix, la loi impose des limites strictes :
- Un mandataire peut détenir au maximum 3 pouvoirs (en plus de ses propres voix)
- Exception : un mandataire peut détenir plus de 3 pouvoirs si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles de ses mandants) ne dépasse pas 10 % des voix totales du syndicat
- Le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent pas recevoir de pouvoirs (article 22, alinéa 4 de la loi de 1965)
Modèle de pouvoir / procuration
POUVOIR DE REPRÉSENTATION
Assemblée générale du [date]
Copropriété [Nom / Adresse]
Je soussigné(e) :
Nom : ................................................
Prénom : .............................................
Lot(s) n° : ..........................................
Tantièmes : ........................................
Donne pouvoir à :
Nom : ................................................
Prénom : .............................................
Adresse : ............................................
pour me représenter à l'assemblée générale [ordinaire/extraordinaire] du [date] et voter en mon nom sur toutes les résolutions inscrites à l'ordre du jour.
Fait à ........................, le ........................
Signature du mandant :
Pouvoir en blanc
Si le copropriétaire ne désigne pas de mandataire (pouvoir en blanc), le pouvoir est attribué au président de séance. Celui-ci votera conformément à la majorité exprimée. Il est toujours préférable de désigner nommément son mandataire pour s'assurer que ses intérêts sont défendus.
Les 7 erreurs courantes de convocation d'AG
Une convocation irrégulière peut entraîner l'annulation de l'assemblée générale et de toutes ses résolutions, sur action d'un copropriétaire dans un délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal (article 42 de la loi du 10 juillet 1965). Voici les erreurs les plus fréquentes.
1. Convocation envoyée trop tard
Le délai de 21 jours n'est pas respecté. C'est le motif d'annulation le plus fréquent. La date de première présentation de la LRAR fait foi, pas la date d'envoi. Prévoyez une marge de sécurité de plusieurs jours.
2. Ordre du jour imprécis ou incomplet
Des résolutions vagues comme « travaux divers » ou « questions à l'appréciation de l'assemblée » sont insuffisantes. Chaque résolution doit décrire précisément la décision à prendre, le montant concerné et la majorité applicable.
3. Documents obligatoires manquants
Les comptes, le budget prévisionnel ou les devis ne sont pas joints à la convocation. Les copropriétaires ne peuvent pas voter en connaissance de cause, ce qui constitue un vice de forme pouvant entraîner l'annulation.
4. Oubli des pouvoirs vierges
Ne pas joindre de formulaire de pouvoir empêche les copropriétaires absents de se faire représenter facilement. Même si ce n'est pas toujours considéré comme un vice de forme, c'est une mauvaise pratique qui réduit le taux de participation.
5. Mauvais mode d'envoi
Envoyer la convocation par courrier simple, par email sans accord préalable du copropriétaire, ou par remise sans récépissé. Seuls la LRAR, la remise contre émargement et la LRE (avec accord écrit) sont valables.
6. Oubli d'un copropriétaire
Tous les copropriétaires doivent recevoir la convocation, sans exception. L'oubli d'un seul copropriétaire est un motif d'annulation de l'AG entière, même s'il ne détient qu'un faible nombre de tantièmes.
7. Lieu de réunion inaccessible ou non précisé
Le lieu doit être précisé dans la convocation et être raisonnablement accessible à tous les copropriétaires. Organiser l'AG dans un lieu trop éloigné de l'immeuble sans justification peut être contesté.
Questions fréquentes sur la convocation d'AG
Quel est le délai pour envoyer la convocation d'AG de copropriété ?
Le délai légal est de 21 jours minimum entre la réception de la convocation (date de première présentation de la LRAR) et la date de l'assemblée générale, conformément à l'article 9 du décret du 17 mars 1967. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long. En pratique, il est recommandé d'envoyer la convocation 30 jours avant pour laisser le temps aux copropriétaires de consulter les documents.
Peut-on envoyer la convocation d'AG par email ?
Non, un email simple n'a pas valeur de notification légale. Depuis la loi ELAN de 2018, la lettre recommandée électronique (LRE) est acceptée, mais elle nécessite l'accord écrit préalable du copropriétaire. La LRE transite par un prestataire certifié et possède la même valeur juridique qu'une LRAR papier. Sans cet accord, il faut utiliser la LRAR classique ou la remise en main propre contre émargement.
Un copropriétaire peut-il ajouter un point à l'ordre du jour ?
Oui, tout copropriétaire peut demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour en adressant une lettre recommandée au syndic (article 10 du décret de 1967). La demande doit contenir le texte exact de la résolution proposée. Le syndic est tenu d'inscrire la question, il ne peut pas la refuser. La demande doit parvenir suffisamment tôt pour que le syndic puisse l'intégrer à la convocation dans le respect du délai de 21 jours.
Que faire si le syndic refuse de convoquer l'assemblée générale ?
Si le syndic ne convoque pas l'AG malgré une demande du conseil syndical ou des copropriétaires représentant au moins 25 % des voix, plusieurs recours existent. Le président du conseil syndical peut convoquer l'AG lui-même après un délai de 8 jours sans réponse du syndic. Les copropriétaires peuvent aussi saisir le président du tribunal judiciaire en référé pour obtenir la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée.
Combien de pouvoirs un mandataire peut-il détenir en AG ?
Un mandataire peut recevoir au maximum 3 pouvoirs de représentation (article 22 de la loi du 10 juillet 1965). Il existe une exception : un mandataire peut détenir plus de 3 pouvoirs si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles de ses mandants) ne dépasse pas 10 % des voix totales du syndicat. Le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent recevoir aucun pouvoir.
Quelles sont les conséquences d'une convocation irrégulière ?
Une convocation qui ne respecte pas les règles de forme (délai, mode d'envoi, documents manquants, ordre du jour incomplet) peut entraîner l'annulation de l'assemblée générale et de toutes les résolutions votées. Tout copropriétaire opposant ou défaillant peut saisir le tribunal judiciaire dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal (article 42 de la loi du 10 juillet 1965).
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- Convocation générée automatiquement avec toutes les mentions obligatoires
- Résolutions pré-rédigées avec la majorité applicable (art. 24, 25, 26)
- Documents comptables joints automatiquement (comptes, budget, annexes)
- Envoi par LRAR ou LRE directement depuis le logiciel
- Calcul automatique du délai de 21 jours et alerte si trop tard