Définition
Qu'est-ce que le vote par correspondance ?
Le vote par correspondance permet à un copropriétaire de voter chaque résolution à l'avance, sans être présent à l'assemblée générale et sans donner de pouvoir à un mandataire. Introduit par la loi ELAN et généralisé depuis 2020, il donne une troisième option à côté de la présence physique et de la procuration.
Concrètement, le copropriétaire reçoit avec sa convocation un formulaire reprenant l'ordre du jour, et coche pour chaque résolution « pour », « contre » ou « abstention ». Il renvoie le formulaire au syndic avant l'assemblée.
Le formulaire réglementaire
Le vote par correspondance ne se fait pas sur papier libre. Il faut utiliser le formulaire conforme au modèle fixé par l'arrêté du 2 juillet 2020. Ce formulaire reprend, résolution par résolution, l'ordre du jour de l'assemblée et propose les trois choix de vote pour chacune.
- Un modèle unique fixé par arrêté, que le syndic doit joindre à la convocation.
- Une ligne par résolution, avec les trois options pour, contre, abstention.
- Daté et signé par le copropriétaire pour être valable.
Le délai de réception
Le formulaire doit parvenir au syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l'assemblée générale. Un jour franc est un jour entier de zéro à vingt-quatre heures : on ne compte ni le jour de réception, ni le jour de l'AG.
Un formulaire reçu trop tard n'est pas comptabilisé. Le copropriétaire est alors considéré comme défaillant (absent et non représenté) pour les résolutions concernées. Mieux vaut donc renvoyer le formulaire bien avant la limite.
Quand le vote par correspondance devient-il nul ?
C'est le point le plus délicat. Si une résolution est amendée (modifiée) en cours de séance, le vote « pour » exprimé par correspondance sur la version d'origine devient nul, car il ne porte plus sur le texte réellement voté. La loi considère alors le copropriétaire comme défaillant sur cette résolution.
En revanche, un vote « contre » ou une « abstention » par correspondance restent valables même si la résolution est amendée, puisque le copropriétaire n'avait de toute façon pas approuvé le texte initial. Ce mécanisme protège l'intention du votant : on ne lui fait pas approuver une version qu'il n'a pas vue.
Comment le vote est-il comptabilisé ?
Les votes par correspondance sont dépouillés en séance et ajoutés aux votes des présents et des représentés. Ils comptent pour le calcul de la majorité au même titre que les autres, et le copropriétaire est réputé participant à l'assemblée pour les résolutions qu'il a votées. Son nom figure sur la feuille de présence au titre du vote par correspondance.
Différence avec la visioconférence
Il ne faut pas confondre vote par correspondance et participation à distance. En visioconférence (ou par un autre moyen de communication électronique), le copropriétaire assiste réellement à l'assemblée en direct : il entend les débats, peut réagir et vote en séance, comme s'il était présent physiquement. Une résolution amendée ne pose alors pas de problème, puisqu'il vote la version finale.
Le vote par correspondance, lui, est figé à l'avance : le copropriétaire ne suit pas les débats et ne peut pas ajuster son vote si le texte change. Les deux dispositifs se complètent : la visioconférence pour ceux qui veulent participer en direct sans se déplacer, le vote par correspondance pour ceux qui veulent simplement exprimer une position sans assister à la réunion.