Définition
À quoi sert la feuille de présence ?
La feuille de présence est le document qui recense toutes les personnes présentes ou représentées à l'assemblée générale. Elle sert à vérifier que le nombre de voix nécessaire pour délibérer est atteint, à identifier qui a le droit de voter et à prouver, plus tard, qui était là et avec combien de tantièmes.
C'est une annexe obligatoire du procès-verbal de l'assemblée. Sans feuille de présence correctement tenue, les décisions votées peuvent être fragilisées en cas de recours.
Les mentions obligatoires
La feuille de présence doit permettre d'identifier chaque participant sans ambiguïté. Elle indique, pour chaque copropriétaire :
- Le nom et le domicile de chaque copropriétaire présent ou représenté.
- Le nombre de tantièmes (ou de voix) dont dispose chaque lot.
- Le nom du mandataire lorsque le copropriétaire est représenté par un pouvoir.
- La distinction présent / représenté, pour savoir qui vote en personne et qui vote par procuration.
Si vous avez un doute sur les tantièmes à reporter, notre guide pour calculer les tantièmes explique où les trouver et comment les vérifier. Le nom des mandataires provient, lui, des pouvoirs remis avant l'AG.
L'émargement
Chaque copropriétaire présent signe (on dit qu'il émarge) la feuille en face de son nom, à son arrivée. Le mandataire signe pour les copropriétaires qu'il représente. L'émargement matérialise la présence réelle et fait la différence entre une personne simplement convoquée et une personne effectivement présente au moment du vote.
Les personnes qui arrivent en retard ou repartent avant la fin sont notées, car cela peut changer le nombre de voix présent au moment d'une résolution donnée. C'est pourquoi la feuille peut être annotée en cours de séance.
La certification par le président de séance
À la fin de l'assemblée, le président de séance certifie la feuille de présence en la signant. Cette certification atteste que la feuille reflète fidèlement la composition de l'assemblée. Le total des tantièmes présents et représentés y est arrêté : c'est ce total qui permet de vérifier les majorités atteintes pour chaque résolution.
Une feuille non certifiée, ou dont le total de voix ne correspond pas à celui utilisé pour les votes, est un motif fréquent de contestation des décisions.
Conservation et rôle en cas de contestation
La feuille de présence est conservée avec le procès-verbal et les archives de la copropriété. Elle doit pouvoir être produite pendant toute la durée où une décision peut être contestée, soit deux mois après notification du PV pour les copropriétaires opposants ou défaillants.
En cas de recours devant le tribunal, la feuille de présence est la première pièce examinée : le juge vérifie qui était présent, avec combien de voix, et si la majorité requise était réellement réunie. Une feuille incomplète (tantièmes manquants, absence de signature du président, mandataire non identifié) peut suffire à faire annuler une résolution. C'est pour cette raison qu'elle mérite autant de soin que le PV lui-même.