Définition
Qu'est-ce qu'une procuration ?
Une procuration (on parle aussi de pouvoir ou de mandat) permet à un copropriétaire absent de se faire représenter à l'assemblée générale. Le copropriétaire qui donne le pouvoir est le mandant, celui qui vote à sa place est le mandataire. Le mandataire vote au nom du mandant, en plus de son propre vote s'il est lui-même copropriétaire.
C'est un outil essentiel du fonctionnement de la copropriété : sans les pouvoirs des absents, beaucoup d'AG n'atteindraient jamais le nombre de voix nécessaire pour décider. Notre guide de la convocation d'AG détaille d'ailleurs le formulaire de vote qui accompagne l'ordre du jour.
Qui peut recevoir un pouvoir ?
Le mandataire n'a pas besoin d'être copropriétaire. Vous pouvez donner votre pouvoir à un autre copropriétaire, mais aussi à votre conjoint, à un parent, à un ami ou à un locataire de l'immeuble. La loi laisse le choix très large : c'est le mandant qui décide en qui il a confiance.
Il existe toutefois une exception importante. Le syndic, son conjoint, son partenaire de PACS et ses préposés (ses salariés) ne peuvent pas recevoir de pouvoir pour voter à l'AG. L'objectif est d'éviter que le syndic ne se fasse remettre les mandats des absents et ne pilote lui-même les votes qui le concernent, notamment le renouvellement de son propre contrat.
Combien de pouvoirs une personne peut-elle porter ?
L'article 22 de la loi du 10 juillet 1965 fixe la limite. Une même personne ne peut pas recevoir plus de trois pouvoirs. Il existe cependant une dérogation : le mandataire peut dépasser trois pouvoirs si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles de ses mandants) ne dépasse pas 10 % des voix de la copropriété.
Exemple : dans une grande copropriété, un copropriétaire qui pèse 2 % des voix peut porter cinq pouvoirs si l'ensemble reste sous la barre des 10 %. À l'inverse, dans une petite copropriété où chaque lot pèse lourd, la limite de trois pouvoirs s'applique presque toujours. Cette règle évite qu'une seule personne concentre trop de pouvoir de décision.
Le pouvoir en blanc
Un pouvoir en blanc est une procuration remise sans nom de mandataire : le copropriétaire signe le formulaire mais ne désigne personne. Dans ce cas, c'est le président de séance qui répartit les pouvoirs en blanc entre les copropriétaires présents, en respectant la limite de trois pouvoirs par personne.
Attention, le président de séance ne peut pas s'attribuer à lui-même les pouvoirs en blanc, et le syndic ne peut jamais en recevoir. Donner un pouvoir en blanc revient à faire confiance à l'assemblée pour désigner un porteur : si vous avez un avis précis sur les résolutions, mieux vaut nommer un mandataire de confiance ou voter par correspondance.
Quelle forme doit prendre le pouvoir ?
Le pouvoir doit être écrit, mais aucune forme précise n'est imposée par la loi. Un courrier daté et signé, mentionnant le nom du mandataire, la date de l'AG et l'immeuble concerné, suffit. En pratique, le formulaire de pouvoir est souvent joint à la convocation pour faciliter les choses.
- Écrit obligatoire : un pouvoir donné oralement n'a aucune valeur.
- Daté et signé par le mandant.
- Mandataire identifié, sauf pour un pouvoir en blanc.
- Transmis avant ou remis le jour de l'AG au président de séance.
Le nom des mandants et de leurs mandataires figure ensuite sur la feuille de présence, qui sert de preuve en cas de contestation. Si vous préférez ne pas être représenté, vous pouvez aussi utiliser le vote par correspondance.