En résumé
La fiche synthétique de la copropriété est un document obligatoire instauré par la loi ALUR (article 8-2 de la loi de 1965). Elle regroupe les informations essentielles sur l'immeuble : identification, finances, état technique, obligations en cours. Elle doit être mise à jour annuellement par le syndic et transmise à tout copropriétaire qui en fait la demande sous 15 jours. Sa rédaction et sa mise à jour sont incluses dans le forfait obligatoire du syndic professionnel : aucune facturation supplémentaire possible.
Qu'est-ce que la fiche synthétique de la copropriété ?
La fiche synthétique est un document de synthèse qui permet à tout copropriétaire (ou candidat acquéreur) de connaître en un coup d'œil l'état général de la copropriété. Instaurée par la loi ALUR du 24 mars 2014, codifiée à l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965, elle est complétée par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016 qui en fixe le contenu détaillé.
Contenu obligatoire de la fiche synthétique
Le décret 2016-1822 fixe la liste des informations devant figurer dans la fiche synthétique. Six rubriques sont obligatoires.
1. Identification de la copropriété
- • Adresse de l'immeuble
- • Numéro d'immatriculation au RNIC
- • Date d'achèvement de l'immeuble
- • Nombre de bâtiments, de lots, de lots à usage de logement
- • Présence d'un gardien ou concierge
2. Identification du syndic
- • Nom du syndic en exercice
- • Type (professionnel, bénévole, coopératif)
- • Date de fin du mandat en cours
- • Coordonnées
3. Données financières
- • Budget prévisionnel voté pour l'exercice en cours
- • Charges courantes des 2 derniers exercices clos
- • Charges hors budget des 2 derniers exercices
- • Montant des fonds disponibles (compte bancaire séparé)
- • Montant des dettes du syndicat
- • Montant des impayés à la fin de l'exercice clos
- • Nombre de copropriétaires en impayés
- • Montant des avances et provisions
- • Montant du fonds de travaux
4. Travaux et état technique
- • Nombre de procédures liées au péril, à l'insalubrité ou à la non-conformité aux règles d'habitabilité
- • Indication de l'existence d'un DTG, d'un PPT ou d'un audit énergétique
- • Étiquette énergétique (DPE collectif) si applicable
5. Carnet d'entretien
- • Indication de la mise à jour du carnet d'entretien
- • Date de la dernière révision
6. Procédures judiciaires en cours
- • Existence de procédures liées au syndicat
- • Provisions constituées le cas échéant
Qui doit rédiger et mettre à jour la fiche synthétique ?
La rédaction et la mise à jour annuelle de la fiche synthétique relèvent de la responsabilité exclusive du syndic, qu'il soit professionnel, bénévole ou coopératif. Elle fait partie de ses missions obligatoires.
La mise à jour est incluse dans le forfait de gestion courante du syndic professionnel (annexe 1 du décret 2015-342). Toute facturation séparée est illégale.
Quand la fiche synthétique doit-elle être mise à jour ?
- Annuellement, après l'AG annuelle approuvant les comptes
- À chaque changement majeur : changement de syndic, nouveaux travaux votés, dépôt d'un PPT
- Avant transmission au RNIC : la mise à jour annuelle de l'immatriculation au Registre intègre les données de la fiche synthétique
Délai de transmission à un copropriétaire
Tout copropriétaire peut demander la fiche synthétique à tout moment. Le syndic doit la transmettre sous 15 jours maximum. Le délai démarre à la réception de la demande (par lettre recommandée AR ou par email avec accusé).
En cas de non-transmission dans les 15 jours, le copropriétaire peut imputer au syndic des pénalités fixées à 15 € par jour de retard (article 8-2 de la loi de 1965).
Sanctions en cas d'absence ou d'erreur
Pénalités journalières
15 € par jour de retard de transmission, applicables au syndic personnellement (article 8-2 loi 1965).
Responsabilité civile du syndic
Une fiche erronée qui cause un préjudice (annulation de vente, sous-évaluation à la cession) engage la responsabilité civile du syndic.
Risque sur le RNIC
L'absence de mise à jour annuelle bloque l'immatriculation au RNIC, ce qui peut empêcher l'accès à des aides comme MaPrimeRénov' Copropriété.
Fiche synthétique vs autres documents obligatoires
| Document | Champ | Fréquence MAJ |
|---|---|---|
| Fiche synthétique | Vue globale (état + finances) | Annuelle |
| Carnet d'entretien | Travaux et interventions techniques | Continue |
| Pré-état daté | Situation lors d'une vente | À la demande |
| RNIC (immatriculation) | Déclaration nationale | Annuelle |
Foire aux questions
Le syndic peut-il facturer la fiche synthétique en plus du forfait ?
Non. La rédaction et la mise à jour annuelle de la fiche synthétique font partie du forfait obligatoire (annexe 1 du décret 2015-342). Toute facturation supplémentaire est illégale et remboursable.
Le syndic bénévole doit-il aussi rédiger une fiche synthétique ?
Oui. L'obligation s'applique à tous les syndics, professionnels ou bénévoles. Elle ne dépend pas du statut du syndic mais du fait que la copropriété existe.
Existe-t-il un modèle officiel ?
Oui. L'arrêté du 10 octobre 2018 fixe le modèle officiel à utiliser. Un syndic ne peut pas inventer son propre format. Le modèle est disponible sur le site de l'ANIL (anil.fr) et sur registre-coproprietes.gouv.fr.
La fiche synthétique est-elle publique ?
Non. Elle n'est accessible qu'aux copropriétaires et candidats acquéreurs. Elle ne figure pas dans le RNIC public. Toutefois, certaines de ses données (nombre de lots, adresse) sont publiques via le RNIC.
Génération automatique de la fiche synthétique avec LogicielSyndic
LogicielSyndic met à jour automatiquement la fiche synthétique après chaque AG annuelle, l'envoie au RNIC, et la rend disponible aux copropriétaires sur leur extranet personnel. Aucune intervention manuelle nécessaire, conformité garantie.