En résumé
L'extranet de la copropriété est un espace numérique sécurisé que le syndic doit mettre à disposition gratuitement de chaque copropriétaire (article 18 de la loi du 10 juillet 1965, issu de la loi ALUR de 2014). Il regroupe les documents personnels du copropriétaire (compte individuel, factures) et les documents collectifs (PV, contrats, devis, fiche synthétique). Obligatoire depuis le 1er janvier 2015 pour les syndics professionnels et le 1er juillet 2020 pour tous les autres. Sanctions : amende civile de 200 €/jour de retard.
Qu'est-ce que l'extranet copropriété ?
L'extranet est un site internet sécurisé, accessible uniquement aux copropriétaires de l'immeuble grâce à un identifiant et un mot de passe personnels. Il permet de consulter à tout moment les documents administratifs, comptables, techniques et juridiques de la copropriété.
Cette obligation a été instaurée par la loi ALUR du 24 mars 2014 (article 18 II de la loi de 1965) pour renforcer la transparence dans la gestion des copropriétés.
Qui doit mettre en place un extranet ?
Tous les syndics, sans exception, sont concernés.
- Syndics professionnels : depuis le 1er janvier 2015 (entrée en vigueur immédiate de la loi ALUR pour eux)
- Syndics bénévoles et coopératifs : depuis le 1er juillet 2020 (loi ELAN, décret du 26 février 2020)
- Toutes les copropriétés sont concernées, quelle que soit leur taille
Une seule possibilité de dispense : l'AG peut décider à la majorité simple (article 24) de ne pas avoir d'extranet. Mais cette décision doit être renouvelée à chaque AG annuelle. En pratique, c'est rare.
Contenu obligatoire de l'extranet
Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 (modifiant le décret 67-223) fixe la liste précise des documents à mettre en ligne. Trois espaces distincts.
Espace 1 : documents accessibles à TOUS les copropriétaires
- Règlement de copropriété et état descriptif de division (à jour)
- Carnet d'entretien
- Diagnostics techniques en cours de validité (DPE, DTG, audit énergétique)
- Contrats du syndicat (assurance, prestataires)
- Procès-verbaux des 3 dernières AG
- Comptes du syndicat des 3 derniers exercices
- Budget prévisionnel voté
- Fiche synthétique
- Plan pluriannuel de travaux (PPT)
Espace 2 : documents personnels du copropriétaire
- Compte individuel (charges payées, à payer, soldes)
- Appels de fonds émis
- Décomptes individuels de charges
- Convocations aux AG
- Notifications de PV qui le concernent
Espace 3 : documents accessibles aux MEMBRES DU CONSEIL SYNDICAL
- Pièces justificatives des dépenses (factures, devis)
- Relevés bancaires du compte de la copropriété
- Liste des copropriétaires en impayés
- Contrats en cours d'exécution
Modalités d'accès
- Gratuit : aucune facturation possible (l'accès fait partie du forfait du syndic professionnel)
- Sécurisé : identifiant et mot de passe personnels, connexion HTTPS
- Permanent : disponible 24h/24, 7j/7
- Téléchargeable : tout document doit pouvoir être téléchargé en PDF
- Conforme RGPD : protection des données personnelles, durée de conservation justifiée
Sanctions en cas d'absence ou de défaillance
1. Amende civile journalière
Tout copropriétaire peut demander au juge la condamnation du syndic à une amende civile de 200 € par jour de retard à mettre en ligne un document légalement requis.
2. Responsabilité civile du syndic
Si l'absence d'extranet a causé un préjudice (impossibilité pour un copropriétaire d'exercer un droit, perte d'opportunité), le syndic peut être condamné à des dommages-intérêts.
3. Risque de non-renouvellement du mandat
Un syndic défaillant sur l'extranet peut voir son mandat non renouvelé en AG. C'est l'un des motifs de mise en concurrence anticipée.
Combien coûte un extranet copropriété ?
Pour un syndic professionnel, le coût de l'extranet est inclus dans le forfait obligatoire (annexe 1 du décret 2015-342). Il ne peut pas être facturé séparément.
Pour un syndic bénévole, il existe trois options :
| Solution | Coût | Conformité |
|---|---|---|
| Drive partagé (Google Drive, Dropbox) | 0 € | Insuffisant : pas de RGPD, sécurité limitée |
| Logiciel syndic bénévole avec extranet inclus | 100 à 300 €/an | Conforme |
| LogicielSyndic | 99 €/an forfait | Conforme + IA |
Foire aux questions
Le syndic peut-il facturer l'accès à l'extranet ?
Non. L'extranet fait partie du forfait obligatoire pour les syndics professionnels. Toute facturation séparée est illégale et remboursable.
Peut-on se passer d'extranet en AG ?
Oui, mais avec des limites. L'AG peut voter à la majorité simple la dispense d'extranet. Cette décision doit être renouvelée chaque année. La dispense ne couvre pas les obligations de transmission individuelle des documents (compte personnel, appels de fonds).
Le copropriétaire qui n'a pas internet peut-il refuser l'extranet ?
Le copropriétaire ne peut pas refuser que la copropriété ait un extranet, mais il peut continuer à recevoir les documents par courrier (RAR pour les notifications légales). Il garde son droit d'opposition à la dématérialisation des notifications individuelles.
Combien de temps les documents doivent-ils rester en ligne ?
Les documents collectifs : durée variable (3 ans pour les PV et comptes, 10 ans pour les diagnostics, durée du mandat pour les contrats). Les documents personnels : pendant toute la durée où le copropriétaire est dans la copropriété.
Puis-je obliger mon syndic à publier un document manquant ?
Oui. Mise en demeure RAR au syndic, puis si pas de réponse sous 15 jours, saisine du juge des référés du tribunal judiciaire. Demande de l'amende civile journalière de 200 €.
Extranet conforme inclus avec LogicielSyndic
LogicielSyndic intègre nativement un extranet conforme RGPD pour chaque copropriétaire et chaque membre du conseil syndical. Documents organisés selon les 3 espaces obligatoires, accès sécurisé, mise à jour automatique.