En résumé
Le vote par correspondance permet à un copropriétaire de voter chaque résolution de l'ordre du jour sans assister à l'AG ni donner de pouvoir. Instauré par l'ordonnance du 30 octobre 2019, il utilise un formulaire normalisé (annexe 1 du décret 2020-834). Le copropriétaire coche POUR, CONTRE ou ABSTENTION pour chaque résolution. Le formulaire est joint au bulletin et compte au calcul des majorités. Si une résolution est modifiée en séance, le vote par correspondance est traité selon des règles strictes.
Qu'est-ce que le vote par correspondance ?
Le vote par correspondance est un mode de participation à l'assemblée générale qui permet à un copropriétaire de voter chaque résolution de l'ordre du jour sans se déplacer ni donner de pouvoir. Le vote est exprimé sur un formulaire normalisé envoyé au syndic avant la tenue de l'AG.
C'est une troisième modalité de vote, en complément de la présence physique et de la représentation par mandataire (pouvoir).
Cadre légal
- Ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 qui a introduit l'article 17-1 A dans la loi du 10 juillet 1965
- Décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 qui a fixé le formulaire normalisé (annexe 1) et les modalités pratiques
Le formulaire normalisé : ce qu'il contient
Le formulaire de vote par correspondance est imposé par la loi. Le syndic ne peut pas inventer son propre format : il doit utiliser le modèle de l'annexe 1 du décret 2020-834.
- Identification du copropriétaire (nom, prénom, adresse)
- Identification de la copropriété et de l'AG
- Liste de toutes les résolutions de l'ordre du jour
- Trois cases par résolution : POUR, CONTRE, ABSTENTION
- Date et signature du copropriétaire
Le formulaire doit être joint à la convocation de l'AG. Si le syndic ne l'envoie pas, c'est une faute du syndic et un copropriétaire peut le réclamer à tout moment avant l'AG.
Délais et modalités d'envoi
Quand renvoyer le formulaire ?
Le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard 3 jours francs avant l'AG. Au-delà, il est invalidé. En pratique, prévoir une marge : envoyer 7-10 jours avant pour absorber les délais postaux.
Comment l'envoyer ?
Par courrier recommandé avec AR (preuve de réception), par email avec accusé de réception (si le copropriétaire a accepté la dématérialisation), ou par dépôt physique chez le syndic contre récépissé.
Peut-on changer son vote ?
Oui, jusqu'à 3 jours francs avant l'AG. Le copropriétaire envoie un nouveau formulaire en précisant qu'il annule le précédent. Au-delà du délai, le vote par correspondance est définitif.
Comment sont décomptés les votes par correspondance ?
Le syndic dépouille les formulaires avant l'AG et présente le résultat au début de la séance. Pour chaque résolution :
- Les votes POUR par correspondance s'ajoutent aux votes POUR des présents
- Idem pour les votes CONTRE
- Les abstentions par correspondance ne sont pas comptabilisées (loi ELAN)
- La majorité applicable (article 24, 25, 25-1, 26) est calculée sur l'ensemble des votes
Cas particulier : amendement d'une résolution en séance
Le cas le plus délicat du vote par correspondance survient lorsqu'une résolution est modifiée en cours de séance par un amendement.
Règle légale
Si une résolution est substantiellement modifiée en séance, le vote par correspondance correspondant est considéré comme défavorable (CONTRE). Le copropriétaire absent n'a pas eu connaissance de la modification.
Une « modification substantielle » est une modification qui change la nature, le coût ou les conditions essentielles de la résolution. Une modification mineure (correction de typo, ajustement de date) ne disqualifie pas le vote par correspondance.
Avantages du vote par correspondance
- Permet aux copropriétaires éloignés (résidence secondaire, expatriation) de voter
- Augmente significativement le taux de participation aux votes (souvent +15 à +30%)
- Aide à atteindre la majorité de l'article 25 (où les absents comptent comme CONTRE)
- Plus simple qu'un mandat (pas besoin de trouver un mandataire de confiance)
Limites et inconvénients
- Pas d'écoute des débats : le copropriétaire vote sans connaître les arguments échangés
- Risque d'invalidation en cas d'amendement substantiel
- Délai serré : 3 jours francs avant l'AG, marge postale à prendre en compte
Erreurs fréquentes à éviter
Erreur 1 : ne pas joindre le formulaire à la convocation
Faute du syndic. Tout copropriétaire peut le réclamer ou contester l'AG ultérieurement.
Erreur 2 : utiliser un formulaire non normalisé
Le format de l'annexe 1 du décret 2020-834 est obligatoire. Un formulaire fait maison peut être contesté et invalidé.
Erreur 3 : compter les abstentions par correspondance dans le calcul
Depuis la loi ELAN, les abstentions ne sont plus comptabilisées (ni au numérateur, ni au dénominateur). Erreur d'autant plus préjudiciable que les abstentions par correspondance sont fréquentes.
Erreur 4 : envoyer le formulaire trop tard
Le délai de 3 jours francs avant l'AG est strict. Un formulaire reçu à J-2 est invalidé. Anticipez l'envoi.
Foire aux questions
Le vote par correspondance est-il dématérialisable ?
Oui, par voie électronique sécurisée si le copropriétaire a accepté la dématérialisation des notifications du syndic (loi ELAN). LogicielSyndic permet le vote par correspondance entièrement dématérialisé.
Peut-on cumuler vote par correspondance et présence physique ?
Si un copropriétaire a envoyé un vote par correspondance puis se présente à l'AG, sa présence physique annule son vote par correspondance. Il vote en séance comme tout autre présent.
Le mandataire peut-il voter par correspondance pour le mandant ?
Non. Le vote par correspondance est strictement personnel. Le mandataire vote au nom du mandant uniquement à l'AG (présentielle ou en visio), pas par correspondance.
Que faire si le syndic refuse de comptabiliser un vote par correspondance ?
Demander à inscrire la contestation au PV de l'AG. Recours en contestation de l'AG dans les 2 mois de la notification du PV (article 42 de la loi de 1965), devant le tribunal judiciaire.
Vote par correspondance dématérialisé avec LogicielSyndic
LogicielSyndic permet à chaque copropriétaire de voter par correspondance directement depuis son extranet, en quelques clics, dans le délai légal. Le syndic récupère automatiquement les votes, calcule les majorités en temps réel pendant l'AG, et génère le PV avec les bons décomptes.