Qu'est-ce que le carnet d'entretien de copropriété ?
Le carnet d'entretien est un document obligatoire pour toute copropriété. Il retrace l'historique complet des travaux, interventions et contrats liés à l'immeuble. C'est la mémoire technique de la copropriété.
Ce document a été rendu obligatoire par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, complété par le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 qui en détaille le contenu minimum. Depuis cette date, chaque copropriété doit disposer d'un carnet d'entretien tenu à jour.
Qui est responsable du carnet d'entretien ?
C'est le syndic (professionnel ou bénévole) qui est responsable de l'établissement, de la tenue et de la mise à jour du carnet d'entretien. Cette obligation figure à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. En cas de changement de syndic, le carnet doit être transmis au nouveau syndic avec l'ensemble des archives de la copropriété.
À quoi sert le carnet d'entretien ?
Le carnet d'entretien remplit plusieurs fonctions essentielles :
- Mémoire de l'immeuble : il conserve la trace de tous les travaux réalisés, des contrats en cours et des diagnostics effectués
- Aide à la décision : il permet d'anticiper les travaux futurs en connaissant l'historique des interventions passées
- Information des acquéreurs : lors d'une vente, le carnet d'entretien est annexé au pré-état daté pour informer l'acheteur de l'état de l'immeuble
- Transparence : tout copropriétaire peut demander à consulter le carnet d'entretien auprès du syndic
Bon à savoir : lors d'une vente, le carnet d'entretien fait partie des documents obligatoires à remettre à l'acquéreur dans le cadre du pré-état daté (article L. 721-2 du Code de la construction et de l'habitation). Un carnet bien tenu rassure les acquéreurs et peut faciliter la vente.
Contenu obligatoire du carnet d'entretien
Le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 fixe la liste des informations qui doivent obligatoirement figurer dans le carnet d'entretien. Voici le détail complet.
Identification de la copropriété
- Adresse complète de l'immeuble
- Nombre de lots (tous types confondus : habitation, commerces, caves, parkings)
- Nombre de bâtiments
- Année de construction
Identité du syndic en exercice
- Nom et coordonnées du syndic (professionnel ou bénévole)
- Date de nomination et durée du mandat
Contrats d'assurance
- Références du contrat d'assurance multirisque immeuble
- Nom de l'assureur et numéro de police
- Date d'échéance
Contrats d'entretien et de maintenance
- Références de chaque contrat d'entretien en cours (ascenseur, chauffage collectif, espaces verts, nettoyage, VMC, etc.)
- Nom du prestataire, objet du contrat, dates de début et de fin
Historique des travaux importants
- Année de réalisation des gros travaux : ravalement de façade, réfection de toiture, étanchéité, remplacement d'ascenseur, mise aux normes électriques, etc.
- Nature des travaux et entreprise ayant réalisé les travaux
Diagnostics et études techniques
- DPE collectif (Diagnostic de Performance Énergétique)
- Diagnostic amiante des parties communes (DAPP)
- Diagnostic plomb (CREP) si immeuble construit avant 1949
- État relatif aux termites (si zone concernée)
- Échéancier du PPT (Plan Pluriannuel de Travaux), si applicable
Équipements communs
- Type de chauffage (collectif ou individuel)
- Ascenseur (marque, année d'installation, date de dernière mise aux normes)
- Système de sécurité incendie
- Interphone ou digicode
Modèle de carnet d'entretien de copropriété (gratuit)
Voici un modèle complet de carnet d'entretien conforme au décret du 30 mai 2001. Vous pouvez l'utiliser comme base pour créer le carnet d'entretien de votre copropriété.
CARNET D'ENTRETIEN DE L'IMMEUBLE
Établi en application du décret n° 2001-477 du 30 mai 2001
SECTION 1 : IDENTIFICATION DE LA COPROPRIÉTÉ
Adresse de l'immeuble : [À COMPLÉTER]
Code postal et ville : [À COMPLÉTER]
Nombre total de lots : [À COMPLÉTER]
Dont lots d'habitation : [À COMPLÉTER]
Dont lots commerciaux : [À COMPLÉTER]
Dont caves et parkings : [À COMPLÉTER]
Nombre de bâtiments : [À COMPLÉTER]
Nombre d'étages : [À COMPLÉTER]
Année de construction : [À COMPLÉTER]
Numéro d'immatriculation au registre national : [À COMPLÉTER]
SECTION 2 : SYNDIC ET CONSEIL SYNDICAL
Nom du syndic en exercice : [À COMPLÉTER]
Type : [Professionnel / Bénévole]
Adresse : [À COMPLÉTER]
Téléphone : [À COMPLÉTER]
Email : [À COMPLÉTER]
Date de nomination : [À COMPLÉTER]
Durée du mandat : [À COMPLÉTER]
Président du conseil syndical : [À COMPLÉTER]
Nombre de membres du conseil syndical : [À COMPLÉTER]
SECTION 3 : CONTRATS D'ENTRETIEN EN COURS
| Prestataire | Objet | Début | Fin | Coût annuel |
|---|---|---|---|---|
| [À COMPLÉTER] | [Ascenseur / Chauffage / ...] | [Date] | [Date] | [Montant] € |
| [À COMPLÉTER] | [Espaces verts / Nettoyage / ...] | [Date] | [Date] | [Montant] € |
SECTION 4 : ASSURANCES
| Assureur | N° de police | Couverture | Échéance |
|---|---|---|---|
| [À COMPLÉTER] | [N° police] | [Multirisque immeuble / RC...] | [Date] |
SECTION 5 : HISTORIQUE DES TRAVAUX
| Année | Nature des travaux | Montant TTC | Entreprise |
|---|---|---|---|
| [Année] | [Ravalement / Toiture / ...] | [Montant] € | [À COMPLÉTER] |
| [Année] | [Étanchéité / Ascenseur / ...] | [Montant] € | [À COMPLÉTER] |
SECTION 6 : DIAGNOSTICS ET CONTRÔLES
| Type de diagnostic | Date | Validité | Résultat |
|---|---|---|---|
| [DPE collectif] | [Date] | [10 ans] | [Classe énergétique] |
| [Amiante DAPP] | [Date] | [Illimitée si négatif] | [Positif / Négatif] |
| [Plomb CREP] | [Date] | [Illimitée si négatif] | [Positif / Négatif] |
SECTION 7 : ÉQUIPEMENTS DE L'IMMEUBLE
Type de chauffage : [Collectif gaz / Individuel / Urbain / ...]
Ascenseur : [Oui / Non] Marque : [À COMPLÉTER] Année d'installation : [À COMPLÉTER]
Système de sécurité incendie : [Type et date de dernière vérification]
Interphone / Digicode : [Oui / Non] Année d'installation : [À COMPLÉTER]
VMC : [Type et année d'installation]
Antenne collective / Fibre : [Oui / Non]
Dernière mise à jour : [Date]
Mis à jour par : [Nom du syndic]
Exemple de carnet d'entretien rempli
Voici un exemple concret pour une copropriété fictive de 15 lots, construite en 1985 à Lyon. Ce cas illustre comment remplir chaque section du carnet d'entretien.
CARNET D'ENTRETIEN DE L'IMMEUBLE
Exemple rempli (cas fictif)
SECTION 1 : IDENTIFICATION DE LA COPROPRIÉTÉ
Adresse de l'immeuble : 24 rue Victor Hugo
Code postal et ville : 69003 Lyon
Nombre total de lots : 15
Dont lots d'habitation : 10
Dont lots commerciaux : 1
Dont caves et parkings : 4
Nombre de bâtiments : 1
Nombre d'étages : 5
Année de construction : 1985
Numéro d'immatriculation : AA-2019-12345
SECTION 2 : SYNDIC ET CONSEIL SYNDICAL
Nom du syndic en exercice : M. Laurent Mercier (syndic bénévole)
Type : Bénévole
Adresse : 24 rue Victor Hugo, Apt 3B, 69003 Lyon
Téléphone : 06 12 34 56 78
Email : syndic [at] copro-victorhugo.fr
Date de nomination : 15/06/2024 (AG du 15/06/2024)
Durée du mandat : 2 ans (jusqu'au 15/06/2026)
Président du conseil syndical : Mme Sophie Durand
Nombre de membres du conseil syndical : 3
SECTION 3 : CONTRATS D'ENTRETIEN EN COURS
| Prestataire | Objet | Début | Fin | Coût annuel |
|---|---|---|---|---|
| Otis Lyon | Entretien ascenseur | 01/01/2024 | 31/12/2026 | 2 400 € |
| Cham'Clean | Nettoyage parties communes | 01/09/2023 | 31/08/2026 | 1 800 € |
| Dalkia | Maintenance chauffage collectif | 01/10/2024 | 30/09/2027 | 1 600 € |
| Vert Jardin | Entretien espaces verts | 01/03/2025 | 28/02/2026 | 900 € |
SECTION 4 : ASSURANCES
| Assureur | N° de police | Couverture | Échéance |
|---|---|---|---|
| MAIF | MRI-2024-78542 | Multirisque immeuble | 01/01/2027 |
| MAIF | RC-2024-78543 | Responsabilité civile syndic | 01/01/2027 |
SECTION 5 : HISTORIQUE DES TRAVAUX
| Année | Nature des travaux | Montant TTC | Entreprise |
|---|---|---|---|
| 2024 | Réfection étanchéité toiture terrasse | 18 500 € | Toitures Rhône-Alpes |
| 2021 | Ravalement de façade complet | 45 000 € | Façades du Sud-Est |
| 2018 | Mise aux normes ascenseur | 12 000 € | Otis Lyon |
| 2015 | Remplacement chaudière collective | 22 000 € | Dalkia |
| 2010 | Réfection réseau d'eau froide | 8 500 € | Plomberie Lyonnaise |
| 2005 | Remplacement interphone + digicode | 3 200 € | Elec Sécurité 69 |
SECTION 6 : DIAGNOSTICS ET CONTRÔLES
| Type | Date | Validité | Résultat |
|---|---|---|---|
| DPE collectif | 15/03/2023 | 15/03/2033 | Classe D (210 kWh/m²/an) |
| Amiante (DAPP) | 10/01/2019 | Illimitée (résultat négatif) | Négatif, pas de matériaux amiantés |
| Plomb (CREP) | Non applicable | N/A | Immeuble postérieur à 1949 |
| Termites | Non applicable | N/A | Hors zone à risque |
SECTION 7 : ÉQUIPEMENTS DE L'IMMEUBLE
Chauffage : Collectif gaz (chaudière Viessmann installée en 2015)
Ascenseur : Oui, Otis, installé en 1985, mis aux normes en 2018
Sécurité incendie : Extincteurs (vérifiés le 10/11/2025), désenfumage cage d'escalier
Interphone / Digicode : Oui, installé en 2005
VMC : Collective, installée à la construction (1985)
Fibre optique : Raccordement effectué en 2020
Dernière mise à jour : 26 mars 2026
Mis à jour par : M. Laurent Mercier, syndic bénévole
Bon à savoir : dans cet exemple, on voit immédiatement que le ravalement date de 2021, que la toiture a été refaite en 2024, et que l'ascenseur a été mis aux normes en 2018. Un acquéreur potentiel peut ainsi évaluer l'état général de l'immeuble et anticiper les prochains gros travaux.
Carnet d'entretien et vente d'un lot de copropriété
Le carnet d'entretien joue un rôle important lors de la vente d'un lot de copropriété. Il fait partie des documents obligatoires que l'acquéreur doit recevoir.
Obligation de transmission
Le carnet d'entretien doit être annexé au pré-état daté remis à l'acquéreur avant la signature du compromis de vente (article L. 721-2 du Code de la construction et de l'habitation). Le vendeur doit en fournir une copie à jour. Si le syndic ne l'a pas établi ou mis à jour, le vendeur doit le signaler et tenter d'obtenir les informations manquantes.
Impact sur la valeur du lot
Un carnet d'entretien bien tenu rassure les acquéreurs. Il prouve que la copropriété est bien gérée, que les travaux sont suivis et que les contrats sont à jour. À l'inverse, un carnet inexistant ou incomplet peut susciter de la méfiance et pousser les acheteurs à négocier le prix à la baisse.
Concrètement, un acquéreur qui consulte le carnet d'entretien peut :
- Vérifier que les gros travaux récents ont été réalisés (ravalement, toiture, etc.)
- Anticiper les travaux à venir et les appels de fonds associés
- Vérifier que les diagnostics obligatoires sont à jour
- S'assurer que les contrats d'entretien couvrent bien les équipements de l'immeuble
Que faire si le carnet n'existe pas ou est incomplet ?
Si votre copropriété ne dispose pas de carnet d'entretien, le syndic est en faute. Voici les étapes à suivre :
Demander au syndic de l'établir
Adressez une demande écrite (email ou courrier recommandé) au syndic en rappelant son obligation légale (article 18, loi du 10 juillet 1965). Le syndic doit créer le carnet et le tenir à jour. C'est compris dans sa mission de base, il ne peut pas facturer de supplément.
Inscrire le sujet à l'ordre du jour de l'AG
Si le syndic ne réagit pas, demandez l'inscription de la question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Le conseil syndical peut également mettre en demeure le syndic de respecter ses obligations.
Reconstituer l'historique
Si le carnet n'a jamais existé, il faut reconstituer l'historique des travaux à partir des PV d'assemblées générales, des factures archivées et des contrats en cours. C'est un travail fastidieux mais indispensable.
Syndic bénévole : comment tenir le carnet d'entretien ?
En tant que syndic bénévole, vous êtes responsable du carnet d'entretien au même titre qu'un syndic professionnel. La bonne nouvelle : c'est l'un des documents les plus simples à maintenir si vous êtes organisé.
Pourquoi un fichier Excel n'est pas la meilleure solution
Beaucoup de syndics bénévoles commencent par créer un fichier Excel pour leur carnet d'entretien. Si cela peut fonctionner au début, cette approche montre vite ses limites :
- Pas d'alertes automatiques : vous devez penser à vérifier manuellement les dates d'échéance des contrats et diagnostics
- Risque de perte : un fichier sur votre ordinateur peut être perdu, corrompu ou supprimé accidentellement
- Pas de partage facile : difficile de donner accès aux copropriétaires ou de transmettre le document lors d'un changement de syndic
- Mise en forme laborieuse : générer un PDF propre et conforme demande du temps à chaque mise à jour
Centraliser dans un outil numérique dédié
Un logiciel de gestion de copropriété centralise toutes les informations du carnet d'entretien au même endroit que votre comptabilité, vos PV d'AG et vos contrats. Les avantages sont concrets :
- Mise à jour automatique : quand vous enregistrez un nouveau contrat ou un travail voté en AG, le carnet se met à jour tout seul
- Alertes de renouvellement : vous recevez une notification avant l'échéance d'un contrat ou la date limite d'un diagnostic
- Export PDF en 1 clic : le carnet est toujours prêt à être transmis, que ce soit pour une vente ou pour l'AG
- Accessible en ligne : pas de risque de perte, accessible depuis n'importe quel appareil
Avec LogicielSyndic, le carnet d'entretien se génère et se met à jour automatiquement. Chaque contrat, chaque travail voté, chaque diagnostic enregistré dans le logiciel vient alimenter le carnet. Vous pouvez l'exporter en PDF à tout moment pour le transmettre lors d'une vente ou le présenter en assemblée générale. Plus besoin de maintenir un fichier séparé.
Questions fréquentes
Le carnet d'entretien est-il obligatoire ?
Oui. Depuis le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001, pris en application de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, chaque copropriété doit disposer d'un carnet d'entretien. Cette obligation s'applique à toutes les copropriétés, qu'elles soient gérées par un syndic professionnel ou un syndic bénévole. Il n'existe pas de sanction pénale spécifique, mais le syndic engage sa responsabilité civile en cas de défaut.
Qui est responsable du carnet d'entretien ?
C'est le syndic en exercice (professionnel ou bénévole) qui est responsable de l'établissement, de la tenue et de la mise à jour du carnet d'entretien. Cette mission fait partie de ses obligations légales et ne peut pas faire l'objet d'une facturation supplémentaire. En cas de changement de syndic, le carnet doit être transmis au successeur avec les archives de la copropriété.
Que faire si le syndic n'a pas tenu le carnet ?
Si le syndic n'a pas établi ou tenu à jour le carnet d'entretien, les copropriétaires peuvent le mettre en demeure par courrier recommandé de respecter cette obligation. Le conseil syndical peut également en faire un point à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Si le syndic persiste dans son manquement, cela peut constituer un motif de révocation. En cas de vente, l'absence de carnet d'entretien peut retarder la transaction.
Le carnet d'entretien est-il consultable par tous les copropriétaires ?
Oui. Tout copropriétaire a le droit de consulter le carnet d'entretien de l'immeuble. Le syndic est tenu de le mettre à disposition sur demande. Depuis la loi ALUR, le syndic doit également mettre en ligne sur l'extranet de la copropriété l'ensemble des documents essentiels, dont le carnet d'entretien. C'est un document de transparence qui appartient au syndicat des copropriétaires.