Qu'est-ce qu'une assemblée générale extraordinaire de copropriété ?
L'assemblée générale extraordinaire de copropriété est une AG convoquée en dehors du calendrier habituel. Contrairement a l'AG annuelle ordinaire (qui se tient une fois par an pour approuver les comptes, voter le budget et traiter les questions courantes), l'AG extraordinaire est convoquée pour traiter un sujet urgent ou imprévu qui ne peut pas attendre la prochaine AG annuelle.
Différence entre AG ordinaire et AG extraordinaire
La distinction entre AG ordinaire et extraordinaire est avant tout pratique. Sur le plan juridique, la loi du 10 juillet 1965 ne fait aucune différence entre les deux. Les mêmes règles s'appliquent : mêmes modalités de convocation, mêmes délais, mêmes règles de majorité (articles 24, 25, 26 ou unanimité selon la nature de la décision). La seule différence est le moment et la raison de la convocation.
| Critère | AG ordinaire (annuelle) | AG extraordinaire |
|---|---|---|
| Fréquence | 1 fois par an (obligatoire) | Autant que nécessaire |
| Objet | Comptes, budget, questions courantes | Sujet urgent ou imprévu |
| Règles de majorité | Art. 24, 25, 26, unanimité | Identiques (mêmes articles) |
| Délai de convocation | 21 jours minimum | 21 jours minimum |
| Cout supplémentaire | Inclus dans le forfait syndic | Facturé en supplément (syndic pro) |
Quand est-elle nécessaire ?
Les situations qui justifient la convocation d'une assemblée générale extraordinaire de copropriété sont variées. En voici les plus fréquentes.
Travaux urgents
Fuite de toiture importante, rupture de canalisation, façade dangereuse. Les travaux qui ne peuvent pas attendre six mois nécessitent une AG extraordinaire pour voter le budget et mandater une entreprise.
Changement de syndic en cours de mandat
Si le syndic démissionne, est révoqué ou fait l'objet d'une procédure judiciaire, une AG extraordinaire est indispensable pour désigner un nouveau syndic et assurer la continuité de la gestion.
Sinistre grave
Incendie, dégat des eaux majeur, effondrement partiel. Le syndicat doit voter les mesures conservatoires, mandater un expert et décider de la reconstruction.
Problème de sécurité
Ascenseur défaillant, installation électrique dangereuse, risque d'amiante. Tout ce qui met en danger la sécurité des occupants justifie une convocation rapide.
Litige ou mise en demeure
Assignation en justice, mise en demeure d'un tiers, conflit avec un prestataire. Le syndicat doit voter l'autorisation d'agir en justice ou de mandater un avocat.
Qui peut demander une assemblée générale extraordinaire ?
Quatre acteurs peuvent provoquer la convocation d'une AG extraordinaire de copropriété. La procédure varie selon le demandeur.
Cas 1
Le syndic (de sa propre initiative)
Le syndic peut convoquer une AG extraordinaire chaque fois qu'il l'estime nécessaire. C'est le cas le plus simple : il rédige l'ordre du jour, prépare les documents et envoie les convocations. Aucune demande préalable n'est requise.
Cas 2
Le conseil syndical
Le président du conseil syndical peut demander au syndic de convoquer une AG extraordinaire. La demande doit préciser les questions a inscrire a l'ordre du jour. Le syndic est alors tenu de convoquer l'assemblée. S'il refuse ou ne répond pas dans un délai de huit jours, le président du conseil syndical peut convoquer l'AG lui-même (article 8 du décret du 17 mars 1967).
Cas 3
Un ou plusieurs copropriétaires (au moins 1/4 des voix)
Un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires peuvent demander au syndic de convoquer une AG extraordinaire (article 8 du décret du 17 mars 1967). La demande doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception et préciser les questions a inscrire a l'ordre du jour. Si le syndic ne convoque pas l'AG dans les huit jours suivant la réception de la demande, les copropriétaires demandeurs peuvent saisir le tribunal judiciaire pour obtenir la désignation d'un mandataire ad hoc chargé de convoquer l'assemblée.
Cas 4
Le tribunal judiciaire (en cas de carence du syndic)
Lorsque le syndic ne convoque pas l'AG malgré les demandes, tout copropriétaire peut saisir le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble. Le juge peut alors désigner un administrateur provisoire ou un mandataire ad hoc chargé de convoquer l'assemblée générale. Cette procédure est rare mais elle constitue un recours ultime en cas de blocage.
Combien coute une assemblée générale extraordinaire de copropriété ?
Le prix d'une AG extraordinaire de copropriété varie considérablement selon le mode de gestion. Avec un syndic professionnel, l'AG extraordinaire est presque toujours facturée en supplément du forfait annuel. Avec un syndic bénévole, le cout se réduit aux frais d'envoi des convocations.
Cout avec un syndic professionnel : 500 a 1 500 €
Le contrat de syndic prévoit généralement une seule AG par an dans le forfait de base. Toute AG supplémentaire (extraordinaire) fait l'objet d'une facturation séparée. Le cout dépend de la taille de la copropriété et des tarifs du syndic.
Estimation du prix d'une AG extraordinaire par taille de copropriété
| Taille de la copropriété | Syndic professionnel | Syndic bénévole |
|---|---|---|
| Petite (5 a 10 lots) | 500 a 700 € | 30 a 60 € (LRAR) |
| Moyenne (10 a 30 lots) | 700 a 1 000 € | 60 a 180 € (LRAR) |
| Grande (30 a 50 lots) | 1 000 a 1 500 € | 180 a 300 € (LRAR) |
| Avec convocation électronique | Economie de 50 a 300 € (LRAR) | 0 € (via LogicielSyndic) |
Syndic bénévole : quasi gratuit
En syndic bénévole, il n'y a pas d'honoraires de syndic a payer. Le seul cout est celui des convocations en recommandé. Et si les copropriétaires ont accepté la convocation par voie électronique (vote a la majorité de l'article 24), le cout tombe a zéro. Avec LogicielSyndic, les convocations électroniques sont envoyées automatiquement avec accusé de réception intégré.
L'assemblée générale en visioconférence : ce que permet la loi ELAN
Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, les copropriétaires peuvent participer a l'assemblée générale par visioconférence. Cette possibilité, d'abord expérimentale pendant la crise sanitaire, est désormais pérennisée dans le droit de la copropriété.
Conditions pour organiser une AG en visioconférence
Vote préalable en AG
L'assemblée générale doit d'abord voter le principe de la participation par visioconférence. Ce vote se fait a la majorité simple de l'article 24 (majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés).
Outil de visioconférence adapté
Le syndic doit proposer un outil permettant l'identification des participants, la retransmission continue des débats et le vote en temps réel. L'outil doit garantir la confidentialité des échanges et la sincérité des votes.
Comptabilisation des participants
Les copropriétaires qui participent par visioconférence sont comptés comme présents pour le calcul du quorum et des majorités. Leurs votes ont exactement la même valeur que ceux des copropriétaires présents physiquement.
Le vote par correspondance : une alternative complémentaire
En plus de la visioconférence, les copropriétaires peuvent voter par correspondance en utilisant le formulaire officiel (Cerfa). Le formulaire doit être joint a la convocation. Le copropriétaire le remplit, indique son vote pour chaque résolution et le renvoie au syndic avant la tenue de l'AG. Les voix des votants par correspondance sont comptabilisées comme des voix de copropriétaires présents.
Avantages de la visioconférence pour les AG extraordinaires
Procédure complète de convocation d'une AG extraordinaire
La convocation d'une assemblée générale extraordinaire suit exactement les mêmes étapes que celle d'une AG ordinaire. Voici la procédure détaillée, étape par étape.
Rédiger l'ordre du jour avec des résolutions précises
Chaque question soumise au vote doit être formulée sous forme de résolution claire. L'ordre du jour doit être complet : toute question non inscrite ne pourra pas être votée. Si plusieurs copropriétaires ont demandé l'AG, leurs questions doivent toutes figurer a l'ordre du jour.
Rassembler les documents a joindre
La convocation doit être accompagnée de tous les documents nécessaires a la prise de décision : devis pour des travaux, rapport d'expert, contrats de syndic candidats, projets de résolution. L'absence de pièces justificatives peut entrainer l'annulation des résolutions votées.
Envoyer les convocations (21 jours avant l'AG)
La convocation doit être envoyée a chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l'assemblée (article 9 du décret du 17 mars 1967). L'envoi se fait par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), par remise contre émargement, ou par voie électronique si le copropriétaire a donné son accord. La convocation doit mentionner la date, l'heure, le lieu (ou le lien de visioconférence), l'ordre du jour et la liste des documents joints.
Préparer la feuille de présence
La feuille de présence est obligatoire. Elle mentionne le nom de chaque copropriétaire, le nombre de tantièmes dont il dispose, et s'il est présent, représenté (avec le nom du mandataire) ou absent. Elle doit être signée par chaque copropriétaire présent ou mandataire en début de séance.
Tenir l'AG et voter les résolutions
L'assemblée élit un président de séance, un ou deux scrutateurs et un secrétaire. Chaque résolution est discutée puis votée selon la majorité applicable. Le président de séance vérifie que la majorité requise est atteinte et, le cas échéant, propose la passerelle de l'article 25-1 si le seuil d'un tiers est franchi.
Rédiger et notifier le procès-verbal
Le PV doit être rédigé dans le mois suivant l'AG et notifié a tous les copropriétaires opposants et défaillants (absents non représentés) par lettre recommandée. Ce délai de notification est important car il fait courir le délai de contestation de deux mois (article 42 de la loi du 10 juillet 1965).
Comment réduire le cout des assemblées générales extraordinaires
Le prix d'une AG extraordinaire de copropriété peut peser lourd sur le budget du syndicat, surtout si plusieurs se succèdent dans l'année. Voici les leviers pour réduire la facture.
Regrouper les sujets urgents en une seule AG
Plutot que de convoquer deux AG extraordinaires a un mois d'intervalle, regroupez tous les sujets urgents dans un seul ordre du jour. Vous ne payez les frais de convocation et les honoraires du syndic qu'une seule fois. Attention toutefois a ne pas surcharger l'ordre du jour, ce qui pourrait décourager la participation.
Utiliser la visioconférence
L'AG en visioconférence supprime les frais de location de salle et réduit les frais de déplacement du syndic. Pour une AG extraordinaire qui ne porte que sur un ou deux sujets, la visioconférence est souvent le format le plus adapté et le plus économique.
Encourager le vote par correspondance
Les copropriétaires qui votent par correspondance sont comptés comme présents. Plus il y a de votants par correspondance, plus le quorum est facile a atteindre, ce qui évite le cout d'une seconde convocation en cas de report.
Adopter la convocation électronique
En votant la convocation par voie électronique (majorité article 24), les copropriétaires suppriment les frais de recommandé (5 a 10 € par lot). Pour une copropriété de 20 lots, cela représente 100 a 200 € d'économie par AG.
Passer en syndic bénévole
C'est le levier le plus puissant. En syndic bénévole, il n'y a plus d'honoraires de syndic pour les AG extraordinaires. Combiné a la convocation électronique et a la visioconférence, le cout d'une AG extraordinaire tombe a zéro. LogicielSyndic fournit tous les outils pour organiser vos AG en ligne : convocation automatique, vote en temps réel, PV généré automatiquement.
Questions fréquentes sur l'assemblée générale extraordinaire de copropriété
Combien coute une AG extraordinaire de copropriété ?
Avec un syndic professionnel, le prix d'une AG extraordinaire de copropriété se situe entre 500 et 1 500 € selon la taille de la copropriété. Ce montant inclut les honoraires du syndic, les frais de convocation en recommandé et la location de salle. En syndic bénévole, le cout se limite aux frais de recommandé (30 a 300 € selon le nombre de lots), ou a zéro avec la convocation électronique.
Peut-on tenir une AG de copropriété en visioconférence ?
Oui, depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018. La participation par visioconférence doit avoir été préalablement votée en AG a la majorité de l'article 24. Le syndic doit proposer un outil garantissant l'identification des participants et la sincérité des votes. Les copropriétaires en visioconférence sont comptés comme présents.
Quel est le délai pour convoquer une AG extraordinaire ?
Le délai de convocation est le même que pour une AG ordinaire : 21 jours minimum avant la date de l'assemblée (article 9 du décret du 17 mars 1967). Ce délai court a compter de la première présentation de la lettre recommandée. En cas d'urgence absolue (péril imminent), le syndic peut engager les travaux nécessaires a la conservation de l'immeuble sans attendre l'AG (article 18 de la loi du 10 juillet 1965), mais il devra convoquer une AG a posteriori pour faire ratifier les dépenses.
Un copropriétaire peut-il exiger une AG extraordinaire ?
Un copropriétaire seul ne peut pas exiger la convocation d'une AG extraordinaire. Il faut réunir au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (article 8 du décret du 17 mars 1967). La demande doit être adressée au syndic par lettre recommandée avec les questions a inscrire a l'ordre du jour. Si le syndic ne convoque pas l'AG dans les huit jours, les demandeurs peuvent saisir le tribunal judiciaire.
L'AG extraordinaire a-t-elle les mêmes règles de majorité que l'AG ordinaire ?
Oui, exactement les mêmes. La loi du 10 juillet 1965 ne distingue pas entre AG ordinaire et extraordinaire. Les règles de majorité dépendent uniquement de la nature de la décision : majorité simple (article 24), majorité absolue (article 25), double majorité (article 26) ou unanimité. La convocation en urgence ne modifie en rien les seuils de vote.
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